Vom Kick-off bis Handover: Der Agentur‑Leitfaden für erfolgreiche Web- und Shopprojekte im deutschen Markt

Eine reibungslose Zusammenarbeit beginnt mit einem sauberen Kick-off. Ziel ist, alle fachlichen, gestalterischen, technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen so zu präzisieren, dass Ihr Umsetzungspartner unmittelbar produktiv werden kann.

Checkliste Unterlagen und Rahmen:

• [ ] Design-Assets: finalisierte Figma-Dateien (Desktop/Mobil), Styleguide/Designsystem, Exportregeln für Assets, Schriftlizenzen
• [ ] Klickdummies/Prototypen: verlinkte Figma-Prototypen oder vergleichbare Klickdummies mit Interaktionsbeschreibungen
• [ ] Funktionsspezifikation: priorisierte Featureliste (Epics/User Stories), Nicht-Funktionales (Performance, Barrierefreiheit), Integrationen (ERP, PIM, CRM, Payment, Versand)
• [ ] Content-Modell: Sitemap, Seitentypen, Felder/Module, Taxonomien, Sprachvarianten, Rollen-/Rechtekonzept im CMS
• [ ] SEO/Tracking: Ziel-Keywords, Metadaten-Konzept, Weiterleitungsplan, Consent-konforme Tracking-Spezifikation (Events, Parameter, Data Layer), ggf. Consent Mode v2
• [ ] Accessibility/Performance-Vorgaben: WCAG-Zielniveau (empfohlen mindestens 2.1 AA), Performance-Budgets (z. B. LCP < 2.5 s, CLS < 0.1, INP < 200 ms), Bild-/Video-Richtlinien
• [ ] Technischer Rahmen: Tech-Stack-Präferenzen, Browser/Device-Support-Matrix, Deployment-Ziele, Feature-Toggles/Flags
• [ ] Umgebungen & Hosting: Staging/Review/Produktiv-Umgebung, Hosting-Standort (Deutschland/EU), Backups, Monitoring
• [ ] Rechtliches (Deutschland/DSGVO): Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Cookie-Consent-Lösung (IAB TCF v2.2 oder äquivalent), Impressum und Datenschutzerklärung, für Shops zusätzlich Widerrufsbelehrung, AGB, PAngV-konforme Preisauszeichnung, Lieferzeiten- und Versandinformationen
• [ ] Verantwortlichkeiten: feste Ansprechpersonen, Erreichbarkeiten und SLAs, Eskalationspfad

Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie noch vor Sprint 1 eine initiale Budget- und Aufwandsschätzung nach Epics/Stories. In einem Time-and-Material-Setup sind transparente Stundensätze und ein Cap hilfreich (z. B. 95 € pro Programmiererstunde, 105 € pro Beraterstunde, zzgl. MwSt.), inklusive Reporting-Rhythmus und Freigabeprozessen bei Cap-Überschreitung.

2) Agile Zusammenarbeit, Rollenklärung und White-Label-Kommunikation

Agiles Arbeiten funktioniert dann am besten, wenn Rollen, Artefakte und Kommunikationswege klar sind und durch Tools unterstützt werden.

Rollen und Verantwortungen:

• [ ] Agenturseite: Projektleitung (Priorisierung, Budgetfreigaben), UX/Design (Figma-Quelle), Content/SEO (Briefings, Freigaben), ggf. QA/Abnahme
• [ ] Umsetzungspartner: Tech Lead (Architektur, Code-Qualität), Entwicklerteam, QA/Testing, DevOps (CI/CD, Deployments), Beratung (SEO/Performance/Accessibility)
• [ ] White-Label-Setup: Auf Wunsch Kommunikation unter Agentur-Brand (E-Mail-Domain, Signaturen, Meeting-Namensgebung), NDA/Vertraulichkeit, klarer Rahmen, wann der Partner sichtbar wird

Agile Artefakte und Zeremonien:

• [ ] User Stories mit Akzeptanzkriterien (Given-When-Then), Definition of Ready (DoR) und Definition of Done (DoD) inkl. QA, Barrierefreiheit, Performance, Dokumentation
• [ ] Priorisierung: z. B. MoSCoW oder WSJF, sichtbare Roadmap nach Epics, regelmäßige Re-Priorisierung
• [ ] Sprint-Rhythmus: typischerweise 2 Wochen, mit Planning, Daily (15 Min.), Review (Demo), Retrospektive
• [ ] Refinement: laufend, um Stories „bereit“ zu machen; technische Spikes für Risiken
• [ ] Änderungsmanagement: klarer Prozess für Change Requests, Auswirkung auf Scope/Budget, Entscheidungsvorlage

Toolstack und Arbeitsweise:

• [ ] Figma: eine „Single Source of Truth“, Komponenten/Bibliotheken versioniert, Kommentarregeln
• [ ] Jira (oder äquivalent): Board-Struktur (Epics/Stories/Bugs), Workflows, Definitionen für Statuswechsel, Triage-Regeln
• [ ] Git: Repository-Zugriff, Branching-Strategie (z. B. Trunk-Based mit Feature-Branches), Code Reviews (2-Augen-Prinzip), Commit-Konventionen
• [ ] CI/CD: automatisierte Builds/Tests, statische Analysen (Linter), Preview-Deployments pro Branch, Artefakt-Management
• [ ] Kommunikation: Slack/Teams-Kanäle nach Themen (projektweit, Dev, QA, Go-Live), Meeting-Kadenz, Entscheidungsprotokolle

Zusammenarbeit bei Teilprojekten mit internen Dev-Teams:

• [ ] Schnittstellen sauber definieren (API-Verträge, Schemas, Versionierung, Mock-Server)
• [ ] Coding Standards und Linters harmonisieren, gemeinsame Prettier/ESLint/Stylelint-Konfigurationen
• [ ] Ownership klar regeln (wer reviewed, wer mergen darf, wer deployt)
• [ ] Gemeinsame Teststrategie (Unit/Integration/E2E), Testdaten und Fixtures teilen
• [ ] Release-Koordination: Branch Freeze, gemeinsame Release Notes, Rollback-Plan

Freigabe-, Staging- und Deployment-Prozesse:

• [ ] Umgebungen: Dev → Staging/Review → Produktion; identische Konfigurationen, secrets sicher verwalten
• [ ] Gatekeeping: Deploy auf Staging nur nach bestandenem Build/Tests; Go-Live-Freigabe schriftlich durch Agentur
• [ ] Monitoring nach Deploy: Error Tracking, Performance-Metriken, Health Checks; definierter Rollback-Mechanismus

3) Budgetsteuerung im Time-and-Material-Setup und Qualitätssicherung/Abnahme

Time-and-Material bietet maximale Flexibilität – mit den richtigen Leitplanken bleibt es planbar.

Budgetsteuerung:

• [ ] Initiale Schätzung nach Epics/Stories, Unsicherheiten transparent als Range oder Risikoaufschlag
• [ ] Stundensätze und Kontingente schriftlich fixieren (z. B. 95 € Dev, 105 € Beratung), wöchentliche Timesheets
• [ ] Burn Reporting je Sprint (geplant vs. tatsächlich), Forecast auf Restaufwand
• [ ] Budget-Cap mit Freigabeprozess bei Überschreitung, Priorisierung auf Business Impact
• [ ] Change-Log für Scope-Änderungen und deren Budgetauswirkung
• [ ] Puffer für QA, Launch, Bugfixing (empfohlen 10–20 % je nach Risikoprofil)

Qualitätssicherung (QA) und Abnahme:

• [ ] Testplan: Verantwortlichkeiten, Zeitfenster, Abnahmekriterien je Story/Epic
• [ ] Cross-Browser-/Device-Matrix: aktuelle Versionen von Chrome, Firefox, Edge, Safari; iOS Safari, Android Chrome; definierte Breakpoints (z. B. 320/375/768/1024/1440 px)
• [ ] Automatisierte Tests: Unit/Integration (kritische Logik), E2E (kritische Funnels), visuelle Regressionstests (Design-Stabilität)
• [ ] Manuelle Tests: Exploratives Testen, Redaktions-Workflows, Formulare, Zahlarten, Versandregeln
• [ ] Performance: Lighthouse-Budgets, Messung echter Nutzerwerte (Core Web Vitals via RUM), Medienoptimierung (AVIF/WebP, Lazy Loading), Caching/Edge-Strategien
• [ ] Accessibility: WCAG 2.1 AA gegenprüfen, semantisches HTML, Fokus-Reihenfolge, Kontrast, ARIA only where needed; Screenreader-Checks
• [ ] Sicherheit: Basis-Checks (OWASP Top 10), Header-Härtung (CSP, HSTS), Rechte/Rollen, Rate Limiting; für Shops zusätzlich Betrugsprävention
• [ ] SEO: Indexierung (robots/meta), strukturierte Daten, Canonicals, hreflang (falls mehrsprachig), 301-Weiterleitungen
• [ ] Tracking/DSGVO: Consent-gesteuerte Ausspielung, Data Layer-Validierung, Minimierung personenbezogener Daten, IP-Anonymisierung, Speicherdauern
• [ ] Abnahmeprozess: Ticketbasierte Abnahme je Story, formale Go-Live-Checkliste, Abnahmeprotokoll durch Agentur

Hinweis zu Deutschland/DSGVO (keine Rechtsberatung): Stellen Sie sicher, dass

• [ ] Hosting in Deutschland/EU erfolgt oder geeignete Garantien für Drittländer bestehen
• [ ] ein AV-Vertrag mit Hoster/Tracking-Anbietern abgeschlossen ist
• [ ] Cookie-Consent-Lösung rechtssicher integriert ist (Zweckkategorien, Nachweispflicht, Logs)
• [ ] Pflichtseiten (Impressum, Datenschutz) vollständig und jederzeit erreichbar sind
• [ ] Preisangabenverordnung (PAngV), Lieferzeiten, Versand- und Zahlungsinformationen in Shops korrekt sind

4) Handover, Betrieb und Wartung: Sauber übergeben, nachhaltig betreiben

Nach erfolgreicher Abnahme folgt der strukturierte Übergang an Ihr Team und der Start in den Regelbetrieb.

Handover-Phase:

• [ ] Content-Freeze: definierte Zeitspanne vor Go-Live, finaler Content-Import/Migration, Redirects aktivieren
• [ ] Dokumentation: technische Architektur, Setup/Deploy-Anleitung, Admin- und Redaktionshandbuch, Migrations-/Rollback-Doku
• [ ] Schulungen: Redakteursschulung (CMS-Workflows, Medien, SEO-Felder), Admin-Schulung (Benutzer, Rollen, Backups)
• [ ] Zugangsdaten: sichere Übergabe über Passwortmanager, Rechte- und Rollenprüfung, Schlüsselrotation
• [ ] Release Notes: Funktionsumfang, bekannte Einschränkungen, To-dos fürs nächste Increment

Betrieb/Monitoring:

• [ ] Backups: Strategie (täglich inkrementell, wöchentlich Full), Restore-Tests in festen Intervallen
• [ ] Monitoring/Alerting: Verfügbarkeit, Fehler, Performance, Core Web Vitals (RUM), Log-Management und Aufbewahrungsfristen
• [ ] Security/Patching: Update-Zyklus für CMS/Plugins/Abhängigkeiten, Dependabot/Snyk, Penetrationstests nach Bedarf
• [ ] Skalierung: Caching/CDN, Lasttests vor Kampagnen, Auto-Scaling-Strategien
• [ ] Datenschutz im Betrieb: Löschkonzepte, Rechteauskunft-Prozesse, Datenminimierung in Logs/Backups

Wartung und Weiterentwicklung:

• [ ] SLA/Vereinbarung: Reaktions- und Behebungszeiten, Bereitschaftszeiten, Eskalation
• [ ] Kanban für Post-Launch-Issues, Feature-Backlog für Iterationen, Quartals-Roadmap
• [ ] Qualitäts-Gates bleiben aktiv: DoD umfasst weiterhin Tests, Barrierefreiheit, Performance, Doku
• [ ] Erfolgsmessung: klare KPIs (Conversion, Suchrankings, Ladezeiten), Hypothesen-getriebene Optimierung (A/B-Tests)
• [ ] Governance: regelmäßige Architektur-Reviews, technische Schulden abbauen, Deprecations beobachten

Spezifika für die Zusammenarbeit in Deutschland:

• [ ] White-Label-Support für Ihre Endkundentermine, deutschsprachige Dokumentation und Schulungsunterlagen
• [ ] Datensouveränität: Hosting-Standorte in Deutschland/EU; falls CDNs oder Drittanbieter, Konfiguration mit EU-traffic bevorzugen
• [ ] Rechtlich relevante Features: Cookie-Consent mit granularen Zwecken, jederzeit widerrufbar; Pflichtangaben in Footer/Header; in Shops u. a. Bestellübersichtsseite mit vollständigen Preisangaben, Checkboxen für AGB/Datenschutz, Double-Opt-In für Newsletter

Abschließend gilt: Je klarer Ihre Artefakte (Design, Stories, DoD), je transparenter die Budgetsteuerung und je disziplinierter die Freigabe- und QA-Prozesse, desto schneller kommen Sie mit Ihrem Umsetzungspartner von der Idee zur stabilen Auslieferung. Mit der obenstehenden Checkliste schaffen Sie eine belastbare Basis – ob für komplette Web-/Shopprojekte oder für gezielte Teilprojekte neben Ihrem internen Dev-Team – und sichern zugleich Compliance, Performance und Wartbarkeit im deutschen Markt.