Inhouse-Design in Agenturen: Zeitpunkt, Aufbau und wirksame Zusammenarbeit mit Entwicklungsdienstleistern

Inhouse-Design ist für Agenturen dann besonders sinnvoll, wenn Design ein zentraler Werttreiber in Ihrem Angebot ist und Sie damit Ihre Differenzierung am Markt sichern. Typische Auslöser sind:

• Hohe Iterationsgeschwindigkeit: Wenn Sie digitale Kampagnen, Webseiten und Shops in kurzen Zyklen anpassen, ist die Nähe zwischen Beratung, Kreation und Design entscheidend, um Time-to-Market zu reduzieren.
• Markenkonsistenz und Kontrolle: Starke Markenführung, anspruchsvolle CI/CD-Vorgaben oder mehrere Touchpoints (Website, Shop, Landingpages, Portale, Kampagnen) sprechen für ein internes Team, das die Designrichtlinien durchgängig steuert.
• Komplexe Journeys und Konversion: Bei Onlineshops, B2B-Portalen oder Lead-Strecken mit vielen Sonderfällen kann kontinuierliche UX-Optimierung (Research, A/B-Tests, Funnel-Analysen) nur mit einer verlässlichen Inhouse-Kapazität nachhaltig erfolgen.
• Vertraulichkeit und Geschwindigkeit in Pitches: Sensible Kundenprojekte und kurze Pitch-Deadlines profitieren von festen internen Ressourcen ohne lange Onboarding-Zeiten externer Dritter.
• Skaleneffekte: Wenn Ihr jährliches Projektvolumen kontinuierlich Designkapazitäten von mindestens einer Vollzeitstelle erfordert (oder Sie dauerhaft mehrere Accounts parallel mit Design bedienen), wird Inhouse wirtschaftlich attraktiver als rein projektbasierte Zukäufe.

Weniger sinnvoll ist Inhouse-Design, wenn Ihr Bedarf sehr unregelmäßig ist, stark schwankt oder überwiegend aus kleineren Landingpages besteht, die sich effizient über eingespielte externe Partner abwickeln lassen. In solchen Fällen ist ein flexibles Netzwerk aus freien Designerinnen und Designern oft kosteneffizienter. Viele Agenturen fahren gut mit einem Hybrid-Setup: ein kleines internes Kernteam für Richtung, Qualität und Systematik – ergänzt um Spezialistinnen und Spezialisten bei Bedarf.

Welche Ressourcen und Kompetenzen Sie aufbauen sollten

Ein belastbares Inhouse-Design ist mehr als „schöne Screens“. Es verbindet Recherche, Strategie, Gestaltung, Systematik und eine saubere Übergabe in die Entwicklung. Bewährt haben sich folgende Bausteine:

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Design Lead / Head of Design: Verantwortet Vision, Qualität, Priorisierung, Stakeholder-Management und die Weiterentwicklung des Design-Systems.
• UX Research: Nutzerinterviews, Umfragen, Usability-Tests, Auswertung von Analytics, Ableitung von Hypothesen.
• UX/UI Design: Informationsarchitektur, Wireframes, Prototyping, visuelle Gestaltung, Interaktions- und States-Design.
• Content und UX Writing: Tonalität, Mikrotexte, Fehler- und Leerstaaten, Conversion-orientierte Botschaften.
• Design Operations (DesignOps): Tooling, Libraries, Token-Management, Dokumentation, Handover-Prozess.
• Accessibility und QA: Barrierefreiheit gemäß BITV/WCAG, Kontrast-Checks, Tastaturbedienbarkeit, Testprotokolle.

Kernkompetenzen

• Design-Systeme und Komponenten: Aufbau wiederverwendbarer, plattformtauglicher Bausteine mit klaren Varianten, States und Regeln.
• Prototyping und Interaktionsdesign: Testbare, klickbare Prototypen inklusive Edge Cases, Ladezustände und Fehlerszenarien.
• E‑Commerce- und Formular-UX: Warenkorb, Checkout, Zahlungs- und Versandlogik, Validierung, Trust-Elemente, rechtliche Pflichtinformationen im deutschen Markt.
• Content- und CMS-Awareness: Inhalte so gestalten, dass sie im Ziel-CMS oder Shop-System strukturiert pflegbar sind (Content-Modelle, Modulgrenzen, Medien-Formate).
• Performance- und SEO-Sensibilität: Bildgrößen, Above-the-Fold, CLS/INP-Aspekte; designseitige Entscheidungen mit technischer Performance abstimmen.
• Barrierefreiheit: Fokusführung, semantische Struktur, Kontraste, Formulare; früh integrieren statt nachbessern.
• Messbarkeit: Definition von UX-KPIs (Conversions, Abbruchraten, Task Success), Hypothesen-Priorisierung und Auswertung.

Tools und Artefakte

• Figma (inkl. Dev Mode) oder vergleichbares Tool für Design, Prototyping und Handover.
• Token- und Library-Management: Design Tokens für Farben, Spacing, Typografie; klare Namenskonventionen.
• Dokumentation: Komponenten-Guidelines, Patterns, Content-Richtlinien, Barrierefreiheits-Checklisten.
• Handover-Paket: Flows, Wireframes, High-Fidelity-Screens, Interactions/Animations, Spezifikationen (Abstände, States, Breakpoints), Exportregeln, Akzeptanzkriterien.

Prozesse und Governance

• Double Diamond/Discovery: Problemraum validieren, bevor gelayoutet wird; enge Schleifen mit Beratung und Kunde.
• Backlog und Priorisierung: Themen in handhabbare Tickets mit Definition of Ready/Done überführen.
• Design Reviews: Regelmäßige Qualitäts- und Accessibility-Checks, idealerweise mit Entwicklern.
• Versionierung: Klare Branching-Strategie für Libraries, Freigabeprozesse und Changelogs.

Zusammenarbeit mit Entwicklungs-Dienstleistern: So wird Inhouse-Design wirksam

Inhouse-Design entfaltet erst dann vollen Wert, wenn die Umsetzung reibungslos funktioniert. Gerade hier zahlt sich die enge Zusammenarbeit mit spezialisierten Programmier-Dienstleistern aus.

Frühe Einbindung und technische Machbarkeit

• Technische Leitplanken vorab klären: Zielsysteme (z. B. CMS oder Shopsystem), Browser- und Device-Support, Performance-Vorgaben, Tracking, Consent und rechtliche Anforderungen im deutschen Markt.
• Komponenten-Dialog: Design-Varianten mit Entwicklung auf Umsetzbarkeit und Wiederverwendbarkeit prüfen; lieber wenige robuste Bausteine als viele Sonderfälle.

Handover, das entwickelt werden kann

• Vollständige Zustandsdefinitionen: Normal, Hover, Focus, Active, Disabled, Fehler, Lade- und Leerstaaten.
• Responsives Verhalten: Breakpoints, Reflow-Regeln, Priorisierung von Inhalten.
• Content-Grenzen: Maximal-/Minimal-Längen, Platzhaltertexte, Bildverhältnisse, Alternativtexte.
• Akzeptanzkriterien: In Tickets formulieren, damit Entwicklung und QA objektiv prüfen können.
• Artefakte für Developer: Prototypen, Redlines, Token-Übersichten, Exportvorgaben – konsistent mit der Design-Library.

Agile Zusammenarbeit und Feedback-Loops

• Gemeinsame Sprint-Planung: Design arbeitet mindestens einen Sprint voraus; kritische Fragen werden früh geklärt.
• Design-Dev-Reviews: Kurze, regelmäßige Abnahmen je Komponente/Screen, um Abweichungen zu vermeiden.
• QA und Regression: Visuelle Tests (z. B. per Screenshot-Diff), Accessibility-Checks, Geräte- und Browser-Tests.
• Iteration aus Daten: Erkenntnisse aus Analytics, Support und Usability-Tests gezielt in den Design-Backlog zurückführen.

Rollenklärung mit externen Partnern

• Zuständigkeiten schriftlich fixieren: Wer definiert das Pattern? Wer pflegt Tokens? Wer entscheidet bei Konflikten? Wer dokumentiert?
• Transparente Budgets und agile Vorgehensweise: Klare Stundenkontingente, Priorisierung nach Impact, regelmäßige Fortschrittsberichte. Ein Implementierungspartner wie JAR Media arbeitet typischerweise nach solchen Prinzipien und setzt Ihre Designs präzise in performanten, pflegbaren Code um.

Umsetzung in Phasen: Der pragmatische Weg zum Inhouse-Setup

Phase 1 – Starten und validieren

• Bedarf quantifizieren: Welche Accounts benötigen kontinuierlich Design? Wie viele Tickets/Monat? Welche Peaks?
• Kernteam definieren: 1 Design Lead plus 1–2 UX/UI-Designerinnen für Priorisierung, Gestaltung und Handover.
• Pilotprojekt wählen: Ein überschaubares, aber relevantes Vorhaben mit messbarem Ziel (z. B. Checkout-Optimierung).
• Grundlagen legen: Erste Token, Basiskomponenten, einfache Dokumentation; enge Abstimmung mit der Entwicklung.

Phase 2 – Systematisieren und skalieren

• Design-System ausbauen: Komponenten katalogisieren, Varianten standardisieren, Barrierefreiheit integrieren.
• Prozesse festigen: Definition of Ready/Done, Review-Routinen, Release-Checklisten, Ticket-Templates.
• Messung etablieren: Dashboard mit UX-KPIs, Hypothesen-Backlog, Testplan für wiederkehrende Validierungen.
• Kapazitätsmanagement: Freelancer-Pool für Peaks; externe Spezialistinnen für Animation, Illustration, Research on demand.

Phase 3 – Optimieren und industrialisieren

• Qualitätssicherung professionalisieren: Visuelle Regressionstests, Accessibility-Audits, Content-Checks je Release.
• Continuous Discovery: Regelmäßige Nutzerinterviews und Tests als fester Bestandteil des Sprints.
• Governance: Versionierte Libraries, Freigabeprozesse, Schulungen für interne und externe Teams.
• Wirtschaftlichkeit: Kosten pro Feature/Release tracken, Nacharbeit und Fehlerraten senken, Wiederverwendung erhöhen.

Best Practices und Fallstricke

• Frühzeitig an Edge Cases denken: Fehlerzustände, Leerlauf, Ladeverhalten – diese „Zwischenmomente“ prägen die Nutzererfahrung.
• CMS- und Shop-Realität berücksichtigen: Module, Felder, Mediengrößen; Design so schneiden, dass Pflege reibungslos möglich ist.
• Barrierefreiheit als Standard: Von Beginn an prüfen statt nachträglich „fixen“; das spart Kosten und erhöht Reichweite.
• Keine „Pixel-Perfektion“ ohne System: Konsistente Regeln und Tokens schlagen Einzellayouts – sie machen Skalierung möglich.
• Enge Schleife mit der Entwicklung: Lieber drei kurze Abnahmen als eine späte, große Überraschung. Ein verlässlicher Umsetzungs-Partner wie JAR Media kann hier strukturierte Reviews, saubere Spezifikationen und agile Planung beisteuern.

Fazit Mit einem fokussierten Inhouse-Design bauen Sie Differenzierung, Geschwindigkeit und Qualität nachhaltig aus – vorausgesetzt, Sie investieren in die richtigen Rollen, saubere Systeme und reibungslose Zusammenarbeit mit der Entwicklung. Für Agenturen in Deutschland, die digitale Produkte und Commerce-Projekte an Endkunden liefern, entsteht so ein skalierbares Setup: intern die kreative und strategische Führung, extern die spezialisierte Implementierung in hoher technischer Qualität. Genau an dieser Schnittstelle entfaltet ein Partner wie JAR Media seinen größten Mehrwert.